はたらきかた

メールを溜めない2つのルール

Indexインデックス

    Indexインデックス

      2021年も残すところわずか。
      昨日、無事に本年のクライアント医院への訪問業務を終えました。

      今日明日はオフィスの整理に時間を使っております。
      いわゆる「かたづけ」です。

      掃除ではなく「かたづけ」

      私はこの「かたづけ」という言葉をとっても気に入っているのですが、
      そのきっかけはこのお方との出会いです。

      「日本初のかたづけ士 小松易氏」

      『かたづけを通じて人生を変えるコンサルティング』

      を理念に掲げ、本当に人生を変えてしまうお方です。


      小松さんの名言の一つをご紹介します。

      「かたづけとは『かたをつける』ことである」

      つまり、ちゃんと終わらせる、完了させることであり、そうすることで次に向かうことができる。
      という意味です。

      確かに未完了のことが多いと、新しいことを始めることができません。

      個人的にその象徴的な存在だと感じているものが「メール」です。
      (LINEやMessengerなども含む)

      今の時代、用事があれば電話ではなく、メールでが主流になっています。
      それにすっかり慣れてしまっているせいもありますが、相手の都合を考慮しない(できない)電話は、今後益々使う頻度は少なくなっていくでしょう。

      とっても便利で欠かせないメールではありますが、メールを使えば使うほど比例して生じること、それがメールボックスが散らかる、です。

      一日に何十通も届くメールは、油断するとすぐに受信トレイを一杯にします。
      中には広告メールや迷惑メールもあり、その中に大切なメールが埋もれてしまう。
      そんな経験をされた方も少なくないのではないでしょうか。

      私も以前はメール管理が苦手で、朝一番のタスクは、受信トレイの中から返信するメールを「探す」こと、であり、返信にあたり、自分が過去に送ったメール内容を確認するために、送信トレイの中から送信したメールをやはり「探す」ことでした。

      つまり、「さがす」に相当の時間を割いていた のです。

      最近のメールソフトは検索機能が進化しているようですが、それでも何故か検索しても見つからないことがあります。
      「あれ、なんでだろう」とGoogleを開いて「メール 検索方法」を検索する。はい、ここでも解決方法を「探す」ことに時間を取られています。

      一日あたりの探す時間が一日5分だとしても、これを1年間続けると、延べ30時間は「探す」行為に時間を取られてしまう事になります。
      (これも小松さんの名言です)

      これはもったいない・・・。

      「探す」を止めてえ。

      そんな背景もあって、メールの管理方法を変える決意をしたのです。
      今のメール管理を始めてかなり経ちますが、今日現在の受信トレイは4通です。


      12月29日現在の受信トレイ

      年末ということもあり、処理すべきメールはほぼかたづいていますので少なめですが、平常月でも受信トレイの中は10〜20通程度のメールしか溜まっていません。

      この状態を維持することで得られることは「探す」ことがなくなる、です。

      溜まっていないのですから当然ですね。

      では、ここからは具体的に「溜めない」方法をご紹介しましょう。
      といっても、そのポイントはたった2点です。

      ①返信したら即削除する
      返信しなければならないメールは出来るだけ早く返信すること。
      これが受信トレイに溜めないポイントと思われがちですが、それ以上に大切なのはこの「返信したら即削除」ルールです。

      こうすることで受信トレイに残っているメールは「返信していないメール」のみとなり、全ての返信が終われば、受信トレイはスッキリ何もなくなります。

      「やべえ・・・返信すんの忘れてた!」という失態が起こることはなくなります。

      一方でこんな疑問もあるでしょう。
      「何往復かする必要があるメールの場合、削除してはいけないのでは?」という疑問、不安です。

      例えば、こんなやり取り。

      Aさんより「久しぶりに飲みにでも行かない?」というメールが届く。

      あなた「いいね!行こう行こう!来週の土曜日だったら都合いいけどどう?」と返信。

      来週の都合について、相手からの返信待ちの状態です。
      この段階で削除してしまうといけないのでは?と思ってしまいますよね。

      私の場合は、基本、ここで削除しますし、それで困ったこともありません。
      なぜならば、相手が返信してくれると「受信トレイに再び現れるから」です。

      もちろん、相手が返信してくれなければ受信トレイには現れませんが、上記の例で言えば、誘っておいてやり取りを途中で止めてしまう程度の関係であれば、わざわざ返信の催促をすることもない、というのが私の価値観です。

      例外として、仕事上のやり取りで、返信をいただかなければ仕事が進まない場合は、受信トレイにそのまま残しておきますが、相手にとっても大切なやり取りであれば、ほぼ返信が無いということはありません。

      ②完全削除の期間を決めておく
      「①の返信したら即削除」が躊躇なく行えるのは、一度削除しただけではゴミ箱に行くだけで、完全削除とならないからです。
      削除したメールでも、時に見返す必要があることもありますので、その際はゴミ箱を見れば残っていれば安心です。

      しかし、ゴミ箱のメールが溜まりに溜まってしまえば、結局「探す」ことに時間を費やすことになりますので、ゴミ箱のメールも「いつ完全削除するのか?」のルールを決めておくことが大切です。

      私の場合はその期間は「6ヶ月」です。
      毎月、月初めに6ヶ月以上経過したメールはゴミ箱から完全削除します。

      ほんとは3ヶ月にしたいのですが、ごく稀に半年近く前のメールを確認する必要があることもあり、6ヶ月が安全で安心な期間だと結論づけました。

      以上2点ですが、共通していることは「削除」のルールを決める、ということです。
      この2点のルールを習慣化することで、メールを「探す」という行為は限界まで少なく済みます。

      今まで何度か、このメール管理方法を他者にお話させていただく事がありましたが、意外にメール管理をされていない方が多く、メールアプリのアイコンに、未読メールの数が「999」といったとんでもない?表示となっている人も少なくありません。
      必然的に常に「探す」がセットになって必要となっている状態です。


      溜まっているメール

      表示を見るとイヤになるので非表示設定にしています!という人も

      あくまでも一般論ですが、メール管理とファイル管理、それぞれの在り方は共通していることが多いです。
      メールだけがかたづけられていない、ということは少なく、メールが削除できない人はWordやPowerPointなどのファイルや画像ファイルなども削除できず、どんどん溜まっていく人が多いように思います。
      結果的にデスクトップ画面は常にアイコンで一杯という状態となっています。


      アイコンいっぱい

      デスクトップ画面にアイコンを置きすぎると起動時間が遅くなるそうです

      個人のパソコンであれば、困るのは自分だけかもしれませんが、患者さんへのカウンセリング用に使っているパソコンのデスクトップ画面がこんな状態ですと、相手に良い印象は持たれないと考えた方がいいです。

      中には「◯◯様治療計画」といった個人情報が含まれているであろうファイル名のものが、堂々とデスクトップ画面に置かれていることも珍しくありません。
      すぐに出来る対処としては、処理中のファイルを保存するフォルダを作り、その中に移すだけでもデスクトップ画面はスッキリとします。


      私の今日のデスクトップ画面

      私の場合は、デスクトップ画面に置くファイルは、

      「今日、作業するファイルのみ」

      というルールを決めています。
      これも、メールと同様に「探す」時間を極限まで短くしたいという工夫です。

      ということで、需要があるかどうかは分からないメール管理方法を記してみましたが、いかがでしたでしょうか?

      メールに限らず、

      「かたをつけて」

      新しい年を身軽な状態で迎えることで、良きスタートが切れるのではと感じております。

      2021年も多くの方々の支えられた年となりました。
      ありがとうございました!

      2022年もよろしくお願い致します。


      この記事を読んだ人は
      こんな記事も見ています

      変な人

      突然ですが 「学生と社会人の違いとは?」 と聞か...

      目標達成する人の共通点

      新しい年が始まり、あっという間に2ヶ月が経とう...

      知識だけでも技術だけでも・・・

      「時間が経つのが恐怖を感じるほど早い・・・」 こ...