アクションプランの立案 ④

2020.04.27

アクションプランの立案 ①、② をまだお読みでない方は、まずはコチラからご覧ください。

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【3】 ゴールを決める

次は各アクションプランのゴール設定です。

ここで言うゴール設定とは、“こうなれば完了” というものです。当たり前といえば当たり前ですが、意外に抽象的なゴール設定となっているケースを頻繁に目にします。

 

例えば、「消毒滅菌システムを見直す」というアクションプランがあったとします。

このままでは抽象的であり、人によってその解釈は異なってきます。 “現状の中でコストも時間もかけずに見直しをしよう” と思う人もいれば “新しい機械の導入を行い、滅菌レベルを更に向上させるべき” と考える人もいるかもしれません。

それぞれの解釈が違うままで実行をスタートさせてしまうと、任せる人によっては、院長の思いとは全く違う動きをしてしまう可能性が高くなります。そうならない為には、  “誰が見ても解釈の変わらないゴール” を決めることです。

 

(例)

「消毒滅菌システムを見直す」

 ・肝炎の患者さんが訪れても安心して診療が行えるシステムとする

 ・ディスポーザブルにできるものをピックアップし、予算との折り合いがつくものはディスポにする

 

「待ち時間を減らす」

 ・待ち時間を10分以内にする

 ・待ち時間の原因となる急患対応のルールを決める

 

「医院スタッフの歯科知識をもう少し向上させる」

 ・今回は歯周病の知識を向上させるため、課題図書を決めレポートを提出する

 ・一人最低でも2回は歯科関連のセミナーに参加する

 

といった感じです。

アクションプラン項目によっては、具体的に出来ないものもありますし、現時点ではゴール設定が決められないものも出てきます。

 

そんな時は、例えば

 ・◯月◯日までにゴール案を3つ決める

といったように、ゴールを決めることを最初のゴールにしてもよいのです。

 

重要なのは、日頃の忙しさの中に埋もれてしまわない仕組みをつくっておくということです。

「◯月◯日までに」と決めておく=忘れない仕組みです。

 

 

【4】 4ヶ月タームで振り分ける、管理責任者を決める

次に、4ヶ月タームで実行班に振り分けます。

 

弊社のクライアントでは、例えば、

・診療チーム・・・主に診療に関することを取り組む。

・企画チーム・・・患者さんへのおもてなしや接遇に関すること、スタッフの労働環境の向上などを取り組む。

・5Sチーム・・・主に消毒滅菌システムの維持・向上、院内の整理整頓に関することを取り組む。

 

といったように、予め大きな括りでチームを作り、そこに関連したアクションプランを振り分けています。

 

振り分けた後は、各チームでアクションプラン項目ごとに「管理責任者」を決めていきます。

この管理責任者を決める上で大切なこと、それは “管理責任者は1名”であるということです。

例えば、AさんとBさんが二人で管理をしているとした時、「あのアクションプランどうなってる?」と聞くと、

「いや・・・そこの部分はBさんでなければ分からないんですが」とAさんは言い、「Aさんには伝えたんですが・・・」とBさんは言う、ということが結構な確率で起こります。

そのアクションプランの管理責任者は一人であることが、文字通り “管理上” とても大切です。

 

 

【5】 アクションプラン進捗確認シートで進捗管理を行う

最後は毎月の進捗確認です。

【1】〜【4】までのプロセスを丁寧に行っていれば、アクションプランの数も挙がっているでしょうし、優先順位も適切となり、ゴール設定も具体的で、それを管理する人も決まっています。

あとはゴールに向けてやるだけ、となりますが、医院は生き物です。それでも毎日、アクションプラン以外の緊急性の高い出来事が起こります。

それらの障害に意識を奪われることなく、目標を達成するためには、定例ミーティングなどで進捗確認を忘れずに行うことです。

このような進捗確認シートをミーティングの3日前までに提出、というようにルールを決めておくことを習慣化することで、その歩幅こそ違っても、停滞、後退することを防ぐことができます。

 

以上、気づけばかなり長いご紹介となってしまいましたが、医院運営の1つの方法としてご参考になれば幸いです。