アクションプランの立案 ③

2020.04.25

アクションプランの立案 ①、② をまだお読みでない方は、まずはコチラからご覧ください。

①はコチラをクリック

②はコチラをクリック

 

【2】 取り組む優先順位を決める

沢山出たアイデアの中から、どれをこの4ヶ月で実行するか?の絞り込みのプロセスです。

仕事の優先順位を決める時、あなたならどのような基準で決めるでしょうか?

 

締め切りが迫っているものでしょうか? 

それとも簡単に終えることが出来そうなものからでしょうか? 

 

人それぞれその基準は違いますが、その多くの場合は「非論理的」に“感覚”で決めてはいないでしょうか。

 

“感覚”ももちろん大事な要素ですが、計画の最初の段階では基準を持って臨むことで、バランスの取れた根拠のある絞り込みができます。

 

“感覚”は、絞り込みの最後の最後、どのアイデアも捨てがたく選べない!という段階で使います。

常に感覚だけで決めるよりも、最初は基準(フレームワーク)を用いて進め、最後は自分の感覚(直感)を信じる。という流れです。

 

絞り込みの基準としてご紹介したいのが、「優先順位マトリクス」です。

(参考:インバスケット思考より)

横軸が重要度、縦軸が緊急度を表し、4つのフレームに分かれています。

 

【1】のプロセスで挙がった沢山のアイデアを、このシートの概念にそって分けてみましょう。

どのフレームに入るアイデアが多かったでしょうか?

緊急度が高い上段でしょうか?それとも重要度の高い左側でしょうか?

この区分けの観点は、区分けを行うあなた自身の主観によるものですが、こうして区分けしてみると、“あなたの仕事の進め方の傾向”が現れてきます。

例えば、上段の緊急性に区分けされているものが多い場合は、常に締め切りに追われながら、もしくは締め切りギリギリにならなければ動き出さない傾向にあるかもしれません。

さらに重要度も低い右上に偏っているようであれば、いわゆる雑務や“自分でなくてもよい仕事”に常に振り回されているのかもしれません。

また、アイデアの数自体が少ない(10項目以内)方は、課題を発見する観点が弱いかもしれませんし、アイデアとは◯◯でなければならない、という思い込みや理想に引っ張られてしまっているかもしれません。

 

主観だからこそ、今の自分の考え方や行動の傾向を客観視してみることができます。

 

さて、区分けしたアイデアの中から、実際に実行に移すアクションプランとして採用する項目を決めていきましょう。

 

どれを採用するか?の判断は、こうでなければならない、という決まりはありません。

緊急度、重要度関係なく、あなたがやりたい項目を選ぶのも良し、スタッフとの話し合いを通して決めていくのもありです(ただし、話し合う人数が多くなればなるほど、最終決定まで相応の時間を要します。何を話し合い、何は話し合わないかの判断基準が必要です)。

 

私のオススメの方法は、“緊急度は低いが重要度の高い項目”を採用することです。

なぜならば、緊急度の高いものは、“計画など立てなくても実行する”可能性が高いからです。

違った観点から見れば、緊急度が低く重要度が高い項目は“計画を立てなければ実行しない”可能性が高いといえます。

 

ここで改めて“緊急度が低く重要度が高い”項目を眺めてみてください。

それらの項目は今すぐにしなければならないことではないが、あなたにとって重要だからそのフレームに存在しているわけです。

緊急度の高い仕事、つまり時間や締め切りを仕事の判断基準にしてきた方こそ、緊急度は低いが重要度は高いことをアクションプランの中心に盛り込んでいかれると、単なるタスクリストで終わらないアクションプランが生まれます。

 

 

〜その④へ続く〜 長くなってすいません!